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为什么无纸化会议系统会这么流行呢
- 2019-08-24-

传统会议形式越来越不能满足当代会议需求,会议人数众多,会议资料复杂、会议决策低效等问题成为传统会议的通病。如果说从前无纸化会议的新鲜事物,只能被不会使用的人当摆设的话,那现在的无纸化会议系统已经是会议“万金油”了。

 

无纸化会议室是近年来开始流行于行业中的一种全新的会议模式。有很多比较优质的无纸化会议系统公司,他是将多种智能化通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术融入会议的会前会中会后各个环节,通过文件的电子交换实现会为用户提供极为便捷效的会议平台,同时也带来全新的会议体验。无纸化会议系统远远不止是实现会议无纸化这么简单,它还要满足传统意义上多功能会议室的各种信号自由交互、互联互通的功能。

一、无纸化会议系统势:

传统会议的种种短板,让会议工作者和参与者头疼。

1、会议准备费时费力且不环保。每次会议的纸张等造成大量的资源浪费,环境污染。

2、灵活性差,临时会议或紧急会u议时,或是出现人员变动时,往往准备不足,手忙脚乱,甚至手写品等时有发生。

3、会议各种展示工具繁琐麻烦,笔记本、投影仪、白板、纸、笔、激光笔…… 每次开会都要大件小件、长线短线的整理半天。

 4、会议保密性差,传统会议保密资料打印后难以及时销毁,会议保密性也难以保障。

无纸化会议系统可设置保密会议模式,保密会议中的资料不可拷贝,与会人员人员指纹签到确保会议保密性。

5、传统会议资料共享效果差,即传统会议室的投影仪、笔记本等已经无法满足形式日渐多样的会议资料,且资料的共享性差,无法保证与会人员准确接受信息。

现代无纸化会议配合可控制麦秆、大屏、终端机多媒体屏幕等多种媒体,通过后台服务器及矩阵可使会议资料及时快速的共享到每一位参会人员,与会者也可自行调取资料浏览。

6、会议决策低效,开会总在讨论讨论讨论……却总是难以得出结论,表决时举手、数数、记录,匿投票时甚至还要数纸条,这些都不是一场严肃的会议该有的。

无纸化智能会议投票功能可提前设定好投票选项,也可临时增加投票,可匿可记,决策效率,还可现场分析票型。

 

二、无纸化智能会议升降屏一体机

会议是团体沟通、决策有效的方式之一,当现代会议被限制住手脚,我们需要从本源出发,用科技完善会议,用创新让会议功能拓展升华。

 

三、无纸化会议概念:

无纸化会议系统是无纸化会议交互系统中的一部分,其使用现代通讯技术、音频技术、视频技术、软件技术,通过文件的电子交换实现会议的无纸化。其特征是:文件传输网络化,文件显示电子化,文件编辑智能化,文件输入输出可控化。无纸化会议系统的一个基本特征是:会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器,选择席位显示或称异步显示时,由与会者自行操作该智能终端,此时,该智能终端如同一台独立使用的标准计算机,每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。

无纸化会议系统涵盖的设备包括音响系统、视频系统、云朵会议系统、无纸化会议交互软件、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏,此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。

 

四、如何实现和构建无纸化会议系统

如何实现和构建无纸化会议系统,各类系统集成商、软件开发公司已经做了很多尝试。无纸化会议系统,首先应该是一套智能会议系统。这里的智能不仅仅是对会议室所用设备实现智能管控,也不仅仅是对会议流程提供智能工具和服务,更重要的是要能够实现会议过程、使用方式、甚至是资料检索、会议决策的智能化。同时会议系统必须适应、兼容信息技术发展的日新月异、软件产品的应接不暇,以及由于互联网、云计算、大数据的出现,使后台数据、信息资源爆炸性的增长而提出的智能决策。

以液晶触摸显示终端(液晶触摸显示屏、会议平板等)为中心,整合清视频及统一通信功能、智能多屏交互共享功能、智能会议室中控、音视频采集和扩声系统等,形成一个“以人为本”的智能化会议体验。其大程度地在智能显示终端上集成会议多功能(视频签到、呼叫服务、投标表决、短信收发、文档异步查看、会议资料同步显示及手写批注、视频点播或直播、上网浏览,会议发言等)并以模拟仿真的UI形式提供给用户自然的人机交互界面(支持电容屏多点双指缩放、划屏翻页阅读批注、发送及保存等操作),同时还实现了手机、平板电脑、笔记本电脑等移动终端与智能显示终端的协同工作、智能共享和交互控制。

 

五、无纸化会议特色:

1、超薄弧形双面液晶屏设计,外壳厚度仅8mm,整体屏体尺寸:宽度390mm*度240mm

2、内侧液晶屏为电容屏多点触摸式,查看及操作简单、便捷,系统可支持无线键盘鼠标或手写板

3、显示界面专业时尚的UI设计,大程度地简化用户操作步骤,增强用户会议新体验

4、全面支持会议表决投票、多媒体播放、Office文稿、上网、短消息通知等多项常用会议功能

5、集成同步文稿演示、电子白板、手写批注、主持功能、中控功能、共享到投影仪等高端无纸化会议功能

6、支持后台配置共享文档、共享视频供终端查阅、播放

7、文稿演示过程中,可以将演示过程同步到各终端屏幕,也可共享到投影仪或电视机等设备上

8、各终端可以选择同步观看文稿演示,也可以退出同步演示进行自由异步查看文稿

9、支持与会者间短消息互发,后台广播消息实时推送

10、视频点播支持多种音视频格式,允许在移动存储设备以及服务器端之间实现切换

11、千兆骨干网可满足多点流媒体并发需求,全面支持全清1080p流媒体视频播放

12、支持会议内容存档,可设置会后清空或者留存档案

13、支持后台集控,统一强制切换签到、呼叫、投票、视频、文稿界面及人显示等功能

14、支持系统实现远程控制,远程诊断,自动更新和升级

15、该系统覆盖会前、会中、会后全部流程,提供品质会议服务,助力实现会议无纸化

16、支持中控实现远程控制液晶升降,支持手动控制前后仰角调节,大角度为30度,具有电源保护功能。

六、无纸化会议功能

(一)、会前准备(会议管理者登陆后台管理界面后进行,需用户和密码)

1、会议概况编辑及设置会议基本信息

2、设置会议主题、主持人、会议秘书、会议服务、会议时间、会议地点。

3、设置会议权限、会议室布局图等

4、与会者编辑 编辑参会人员列表(用于显示于双面屏)

5、添加、修改、删除与会人员

6、支持导入导出与会人员

7、设置每位与会人员的操作权限(签到、投票、发言、主持、中控权限)

8、编辑参会人员单位、职称、座位号信息

9、文件分发 上传会议文件

10、编辑文件分类(上传PDFPPTWord文档)

11、编辑会议文件列表(对应每种会议文件格式的列表)

12、设置每一个文件对每一位与会的

13、会议设置 设置及管理会议投票

14、编辑会议投票标题、选项、说明、类型

15、设置每个投票的权限

16、控制投票的起讫时间

17、支持投票信息的导入和导出

18、上海11选5走势图设置 设置开机欢迎界面

19、自定义背景图片

20、设置会议主题、座位、姓、职务等信息的显示方式(字型字号字的颜色及布局)

21、保存设置后实时生效

22、人屏设置编辑外侧屏的显示内容(只适用于双面屏产品)

23、设置显示内容(会议称或单位、人、职称、职务)的字型字号字的颜色

24、设置显示内容的整体布局

25、设置背景图片

26、视频管理 配置视频直播、点播

27、上传视频文件

28、配置流媒体源

(二)、会中功能

1、会议签到 参会人员签到(后台可设置免签到)。

2、一键触摸 快速签到,后台自动记录签到状态。

3、签到后,参会者可以观看基本会议概况内容

4、签到状态统计结果可直接导出为excel文件。

5、参会人员 显示参会人员的基本信息

6、以排位图的形式显示与会者人员的座次

7、以列表的形式显示与会者人员的坐席号、姓、单位、职位、签到时间

8、支持与会者列表信息的导入导出(Excel格式)

9、会议文件显示并打开管理员分发的会议文件

10、支持文件分类(wordExcelPPTPDF 等)

11、支持权限控制

12、支持各种办公文件格式

13、同步现场支持打开文档并同步共享演示文档

14、支持打开并查看文档

15、支持在线修改文档

16、支持批注文档并保存

17、支持共享演示文档到其他终端

18、支持共享演示文档到投影仪

19、会议记录 会议过程随手笔记

20、支持格式化编辑(Word格式)

21、支持导出到U盘

22、支持上传到服务器

23、支持手写、无线键盘、手写板书写多种形式

24、电子白板可在模拟白板上进行手写演示,使会议变得形象生动

25、支持铅笔、直线、矩形、圆形、椭圆形、文本、图片等工具

26、支持更换画笔粗细、画笔颜色、文字字号等

27、支持多人同时共享在同一白板上书画

28、所以图像都保存为矢量图,所有比划步骤都支持单步撤销

29、支持白板存档、载入,支持将白板内容同步到投影仪

30、交流提示支持与会者之间实时交流

31、支持单选、多选收件人

32、支持发送、接收信息的实时显示

33、支持消息回复、公告发布

34、支持所有信息的记录存档

35、 网页浏览浏览以太网

36、支持输入HTTP地址浏览网页

37、支持登陆办公系统

38、支持登陆邮箱

39、个人资料可以导入本地私有文件

40、U盘等移动设备导入到本地终端

41、不共享、安全性好

42、会后自动删除

43、会议投票 提供会议现场的投票表决功能

44、支持投票列表、投票说明描述

45、投票形式支持自定义(多选一,多选多)。

46、支持多种投票模式(记/匿/弃权)。

47、投票结果自动统计、图形化显示。

48、支持投票权限控制、投票结果查看权限控制

49、视频服务播放视频文件、直播源

50、支持播放服务器上的视频文件

51、支持播放流媒体视频源(例如:本地摄像头视频、远程视频、DVD等)

52、PC模式把无纸化终端作为普通PC电脑使

53、主持功能主席机特有

54、支持对代表席功能的控制

55、支持锁定代表席的桌面

56、 控制录音录屏

57、控制发言权限

58、控制交流提示权

59、中控功能操作接入中控的设备

60、直接控制MeeTap系列中控

61、支持升降器控制、灯光控制、空调控制、窗帘控制等

62、会议归档会议过程文件打包备案保存会后归档

63、可选需要保存的内容

64、可保存为文件夹目录

65、可保存为压缩包

66、会议移动端

67、可能过手机等移动设备进行会议同屏摇控,操作如PPT的激光笔

68、会前会后可通过手机查看会议信息和会议相关文件

六、附加功能

1、外接电脑演示支持

2、支持外接PC电脑

3、外接PC电脑可以共享桌面到每个无纸化终端

4、外接PC电脑可以共享桌面到投影仪

5、只需外接电脑连入无纸化系统的局域网并运行配套的绿色软件即可。

 

七、系统配置:

(一)、会议平板+无纸化会议交互软件

1、会议平板,一般10寸的android平板/iPad。

2、带有电容触控功能并支持选配键盘鼠标、支持触控式签到、呼叫、图文显示、日期时间显示、投票表决、视频动态播放、会议信息及短消息查看等功能。

3、文稿同步演示、文稿异步查看编辑保存、电子白板、手写批注、Windows电脑终端、外部大屏幕视频图像接入

4、 支持服务器文件分发

 

(二)、无纸化全数字会议系统控制主机

1、四核英特尔至强处理器,双通道8GB内存,1T硬盘,支持千兆网口向下连接扩展主机

2、运行会议软件,维护会议数据库,控制整套无纸化会议系统

3、支持局域网及外网的连接通讯,支持超强的会议管理功能;

4、支持维护数据库,监测终端,安全涉密性强

5、含有VGA输出口及多种常用音视频会议接口。

 

(三)、无纸化全数字会议拓展主机

1、可带24个无纸化触控交互式升降终端、主机之间可手拉手级联支持更多终端

2、无纸化触控交互式升降终端与有线拓展控制器实现点对点有线连接

3、 实时监测并显示内部PoE电源电压;支持终端单元Poe供电,

4、支持100M带宽以太网与桌牌通讯,一台设备多的支持24个单元。

 

(四)、专业无纸化会议平台管理软件

1、支持后台运行,无人值守运行

2、对终端的会议功能提供后台支持及数据库支持,输出VGA界面

3、支持无纸化系统会前、会中、会后所有功能的后台操作、编辑及管理。

 

(五)、外部电脑同步演示软件(可选)

1、支持将外部演示机电脑的屏幕共享进无纸化系统;绿色软件,无需安装,拷入exe运行即可。

 

(六)、呼叫服务软件软件(可选)

1、支持终端呼叫请求的显示、查看、处理。支持声音提示,支持亮显示。

 

(七)、无纸化数字会议发言主机(可选)

1、开放式会议、先进先出限制发言;

2、独特的抢答模式、主席专用模式、限制发言

3、可根据实际的需求提话筒中人声亮的部分,使拾音轻松、音质清晰洪亮

4、可选择同时发言之麦克风支数1-9支(含)

5、内建视讯介面,可连接影像定位跟踪中央处理器实现发言定位追踪之功能;外接录音或音响设备。

 

(八)、无纸化流媒体服务器(可选)

1、支持超强的视频采集功能;根据项目情况可选配4路AV输入或者2路VGA输入或者1路HDMI输入。

2、主要支持直播视频

 

(九)、连接线缆(可选)

1、支持客户终端本地取电,终端与扩展主机用标准超五类网线点对点连接,常规要求网线长度不超出30米。

2、控制主机还可以输出一路RS232用于控制所有升降器的统一升降;

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